Zasady przetwarzania danych osobowych
1. Postanowienia wstępne
Spółka EKOM spol. s r. o. (dalej jako „Spółka” lub „Administrator”) przetwarza dane osobowe osób fizycznych zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 („RODO”) oraz ustawą nr 18/2018 Dz.U. o ochronie danych osobowych.
Celem niniejszych zasad jest przekazanie osobom, których dane dotyczą, odpowiednich informacji o warunkach przetwarzania danych osobowych, w szczególności o zakresie przetwarzanych danych, celach przetwarzania, podstawach prawnych, odbiorcach i okresie przechowywania, a także o prawach osób, których dane dotyczą.
Niniejsze zasady mają zastosowanie w szczególności do:
- odwiedzających stronę internetową,
- partnerów handlowych oraz ich osób kontaktowych,
- kandydatów do pracy,
- osób wchodzących na teren Spółki.
2. Identyfikacja administratora
EKOM spol. s r. o.
Priemyselná 3051/18
921 01 Piešťany
Republika Słowacka
e-mail: gdpr@ekom.sk
tel.: +421 33 7967 211
3. Zasady przetwarzania danych osobowych
Spółka przetwarza dane osobowe zgodnie z zasadami określonymi w art. 5 RODO, w szczególności:
- zgodności z prawem, rzetelności i przejrzystości,
- ograniczenia celu przetwarzania,
- minimalizacji danych,
- prawidłowości,
- ograniczenia przechowywania,
- integralności i poufności.
Dane osobowe są przetwarzane wyłącznie w zakresie niezbędnym do osiągnięcia określonego celu oraz przez okres niezbędny do jego realizacji.
4. Zakres przetwarzanych danych osobowych
Spółka przetwarza dane osobowe głównie w następującym zakresie:
- danych identyfikacyjnych (imię, nazwisko, tytuł),
- danych kontaktowych (adres e-mail, numer telefonu, adres),
- danych wynikających z komunikacji między osobą, której dane dotyczą, a Spółką,
- danych zawodowych oraz danych zawartych w życiorysie,
- identyfikatorów technicznych i elektronicznych (adres IP, cookies),
- zapisów obrazu z systemu kamerowego,
- danych rejestrowanych przy wejściu do obiektu.
Konkretny zakres przetwarzanych danych osobowych zależy od celu przetwarzania oraz charakteru stosunku prawnego między osobą, której dane dotyczą, a Spółką.
5. Cele przetwarzania danych osobowych i podstawy prawne
5.1 Odwiedzanie strony internetowej
Podczas odwiedzania strony internetowej dochodzi do przetwarzania danych osobowych za pośrednictwem cookies i podobnych technologii.
Dane osobowe mogą być przetwarzane w celach:
- zapewnienia prawidłowego funkcjonowania strony internetowej,
- analizy ruchu oraz optymalizacji treści,
- realizacji działań marketingowych.
Podstawą prawną przetwarzania jest:
- prawnie uzasadniony interes administratora zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (w przypadku niezbędnych cookies),
- zgoda osoby, której dane dotyczą, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a) RODO (w przypadku analitycznych i marketingowych cookies).
Szczegóły dotyczące przetwarzania danych osobowych za pośrednictwem cookies zostały wskazane w odrębnym dokumencie Informacje o plikach cookies
5.2 Formularze kontaktowe i komunikacja
W przypadku gdy osoba, której dane dotyczą, kontaktuje się ze Spółką za pośrednictwem formularza kontaktowego, poczty elektronicznej lub w inny sposób, dochodzi do przetwarzania danych osobowych w zakresie niezbędnym do obsługi zapytania.
Dotyczy to w szczególności:
- danych identyfikacyjnych i kontaktowych,
- treści komunikacji.
Celem przetwarzania jest w szczególności:
- obsługa żądania,
- komunikacja z osobą, której dane dotyczą,
- ewentualne przygotowanie stosunku umownego.
Podstawą prawną przetwarzania jest:
- podjęcie działań przed zawarciem umowy zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b) RODO,
- ewentualnie zgoda osoby, której dane dotyczą, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a) RODO.
Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, co do zasady nie dłużej niż 2 lata, chyba że szczególne okoliczności uzasadniają ich dłuższe przechowywanie.
5.3 Partnerzy handlowi i osoby kontaktowe
Spółka przetwarza dane osobowe osób fizycznych działających w imieniu partnerów handlowych, w szczególności w zakresie danych identyfikacyjnych i kontaktowych.
Celem przetwarzania jest w szczególności:
- zawieranie i wykonywanie stosunków umownych,
- prowadzenie komunikacji handlowej,
- wypełnianie obowiązków prawnych wynikających z odrębnych przepisów prawa.
Podstawą prawną przetwarzania jest:
- wykonanie umowy zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b) RODO,
- wypełnienie obowiązku prawnego zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c) RODO,
- prawnie uzasadniony interes zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (w szczególności w przypadku zwykłej komunikacji handlowej).
Dane osobowe są przechowywane przez okres trwania stosunku umownego, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa, w szczególności w zakresie rachunkowości i obowiązków podatkowych.
5.4 Kandydaci do pracy
Spółka przetwarza dane osobowe kandydatów do pracy w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia procesu rekrutacji.
Dotyczy to w szczególności danych zawartych w:
- życiorysie,
- dokumentach towarzyszących,
- komunikacji pomiędzy kandydatem a Spółką.
Celem przetwarzania jest ocena przydatności kandydata oraz przeprowadzenie procesu rekrutacji.
Podstawą prawną przetwarzania jest:
- podjęcie działań przed zawarciem umowy o pracę zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b) RODO,
- prawnie uzasadniony interes administratora zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.
Jeżeli nie dojdzie do nawiązania stosunku pracy, dane osobowe zostaną usunięte bez zbędnej zwłoki, chyba że istnieje inna podstawa prawna do ich dalszego przechowywania.
5.5 System kamerowy
Na terenie Spółki może być eksploatowany system kamerowy.
Celem przetwarzania jest w szczególności:
- ochrona mienia administratora,
- zapewnienie bezpieczeństwa osób,
- zapobieganie i wyjaśnianie działalności bezprawnej.
Podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes administratora zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.
Zapisy obrazu są przechowywane przez okres niezbędny, co do zasady nieprzekraczający 72 godzin, chyba że zachodzi potrzeba ich dłuższego przechowywania w celu rozwiązania konkretnego incydentu.
5.6 Ewidencja odwiedzin
Przy wejściu do obiektu Spółki może dochodzić do przetwarzania danych osobowych w ramach ewidencji odwiedzin.
Przetwarzane dane mogą obejmować:
- imię i nazwisko,
- nazwę spółki,
- czas wejścia i wyjścia.
Celem przetwarzania jest zapewnienie kontroli wejścia do obiektu oraz ochrona bezpieczeństwa.
Podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes administratora.
6. Odbiorcy danych osobowych
Dane osobowe mogą zostać udostępnione osobom trzecim, w szczególności:
- dostawcom usług IT i technicznych,
- dostawcom narzędzi marketingowych i analitycznych,
- doradcom prawnym, podatkowym i księgowym,
- organom władzy publicznej w przypadkach przewidzianych przepisami prawa.
Spółka zawarła z podmiotami przetwarzającymi umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych zgodnie z art. 28 RODO.
7. Przekazywanie do państw trzecich
Przekazywanie danych osobowych do państw trzecich odbywa się wyłącznie w zakresie niezbędnym, w szczególności w związku z korzystaniem z globalnych rozwiązań technologicznych.
Takie przekazywanie realizowane jest zgodnie z RODO, w szczególności za pomocą standardowych klauzul umownych lub innych odpowiednich zabezpieczeń.
8. Okres przechowywania danych osobowych
Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu przetwarzania, z uwzględnieniem w szczególności:
- charakteru i celu przetwarzania,
- obowiązków prawnych administratora,
- potrzeby ochrony roszczeń prawnych.
9. Prawa osób, których dane dotyczą
Osoba, której dane dotyczą, ma prawo do:
- żądania dostępu do danych osobowych,
- sprostowania danych nieprawidłowych lub niekompletnych,
- usunięcia danych osobowych, jeżeli zostały spełnione ustawowe warunki,
- ograniczenia przetwarzania,
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,
- przenoszenia danych,
- wycofania zgody w dowolnym momencie,
- wniesienia skargi do organu nadzorczego.
Organem nadzorczym jest Urząd Ochrony Danych Osobowych Republiki Słowackiej z siedzibą przy Námestie 1.mája 18, 811 06 Bratislava; https://dataprotection.gov.sk/uoou/sk.
10. Postanowienia końcowe
Niniejsze zasady mogą być okresowo aktualizowane. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na stronie internetowej Spółki.
